Staalduinen Logistics bereikt continuïteit in orderverwerking

Natascha van Staalduinen van Staalduinen Logistics vertelt dat mensen het knippen, plakken en overtypen van orderinformatie geen interessant werk meer vinden:

“In deze krappe arbeidsmarkt ben je als bedrijf op zoek naar oplossingen die handmatige werkzaamheden kunnen wegnemen. Zeker op momenten van piekbelasting als de orderverwerking vertraging oploopt. Het leggen van EDI-verbindingen met klanten is niet altijd even makkelijk, dat kost tijd en geld.

Nu zijn ze een paar maanden live met de Automatische Order Invoer-module. De tijd die gemoeid is met orderverwerking is gedaald van 2 uur naar een half uur per dag. Inmiddels converteert Staalduinen 90% van de orders automatisch en het doel is 95% voor het einde van het jaar.

Staalduinen case in het kort

• Orders van middelgrote klanten werden nog handmatig ingevoerd
• Hiermee ging veel kostbare tijd verloren
• Krapte op arbeidsmarkt vroeg om slimme oplossing
• AOI-module binnen enkele weken live
• Doorlooptijden orders enorm verkort
• 90% van alle orders nu automatisch geconverteerd

Staalduinen Logistics is gespecialiseerd in de opslag, transport en logistiek van vloeistoffen, zoals smeermiddelen, vloeibare meststoffen en AdBlue. Als nichespeler belevert het bedrijf klanten in West-Europa met ruim 80 tankwagens. De producten worden in deelpartijen uitgelost bij autogarages, tankstations, tuinders en zeeschepen.

Wanneer je als bedrijf al ruim 100 jaar actief bent, doe je natuurlijk iets goed. Continu processen verbeteren en klanten ontzorgen door de best passende oplossing voor het logistieke vraagstuk te bieden. Elke dag weer opnieuw. Daar horen ook geweldige IT-oplossingen bij. Staalduinen Logistics ontvangt van grote opdrachtgevers orders automatisch via EDI-systemen. Voor de middelgrote klanten werden tot voor kort alle orders via e-mail ontvangen en handmatig ingevoerd. Hiermee ging veel kostbare tijd verloren.

Krappe arbeidsmarkt

Business Development Coördinator Natascha van Staalduinen nam ons mee terug naar de uitdaging: “Wij zien toch wel een tendens dat mensen het knippen, plakken en overtypen van orderinformatie geen interessant werk meer vinden. Bovendien zijn die werkzaamheden foutgevoelig. In deze krappe arbeidsmarkt ben je als bedrijf op zoek naar oplossingen die deze handmatige werkzaamheden kunnen wegnemen. Zeker op momenten van piekbelasting als de orderverwerking vertraging oploopt. Het leggen van EDI-verbindingen met klanten is niet altijd even makkelijk, dat kost tijd en geld. Met de plug & play tooling van Simply Deliver konden we snel aan de slag.”

Unieke oplossing in de markt

De Automatische Order Invoer module is een bewezen oplossing en al bij ruim 30 logistieke bedrijven geïmplementeerd. Dagelijks worden met deze module tienduizenden orderregels automatisch verwerkt. Middels standaard integraties zet je orders snel en volledig om in orderdata in TMS- en WMS-systemen. Het implementatieproces begint altijd met het correct inlezen van orders die worden ingestuurd. Elke klantorder heeft zo zijn eigen bijzonderheden, zoals bijvoorbeeld de unieke structuur van een PDF-document. Zo staat bepaalde informatie vaak op dezelfde plek in een klantorder.

Natascha van Staalduinen:

“Het fijne van Simply Deliver is dat ze binnen een paar weken kunnen beginnen met de implementatie. Als je snel resultaten wilt bereiken, is de Automatische Order Invoer module een geweldige oplossing.”

Snel resultatenbereiken

“Het fijne van Simply Deliver is dat ze binnen een paar weken kunnen beginnen met de implementatie. Als je snel resultaten wilt bereiken, is de Automatische Order Invoer module een geweldige oplossing. Het converteren van PDF-bestanden naar orders in je systeem is echt een unieke oplossing. Het systeem is gemakkelijk in te regelen. Simply Deliver regelt 10 klanttemplates in en leert het team hoe dit moet. Indien er vragen zijn of veranderingen doorgevoerd moeten worden, reageert het Simply Deliver-team altijd snel. Zodra de juiste orderinformatie automatisch in het juiste veld in ons RoadRunner TMS komt, gaat de orderverwerking lopen als een trein. Vertragingen in de orderverwerking behoren nu echt tot het verleden. Dat geeft zoveel rust en vertrouwen op de afdeling”, vertelt Natascha enthousiast.

Snellere doorlooptijd orders

Staalduinen is nu een paar maanden met de eerste 10 klanten live en er volgen er nog 14. Nu al is de tijd die gemoeid is met orderverwerking gedaald van 2 uur naar een half uur per dag. Natascha legt uit: “Dat is gewoon een enorme winst voor ons. Met de tooling winnen we nu al een werkdag per week. Ik verwacht dat die besparing de komende maanden nog verdubbeld. Zeker op het moment van piekbelasting is het geweldig dat het systeem het handmatige werk overneemt. Ook wanneer je vaste planner op vakantie is, loopt alles gewoon door. Het biedt ons als bedrijf continuïteit. Je ziet dat de planners, die eerst sceptisch waren, het systeem nu volledig omarmen. Ze hebben meer tijd om de meest optimale planning te maken en daar worden de klanten weer blij van. Inmiddels converteren we nu 90% van onze orders automatisch en we gaan ervan uit dat dit voor het eind van het jaar 95% is.”

Vertalen naar EDI

Staalduinen Logistics gaat de Automatische Order Invoer module ook gebruiken voor terugmeldingen aan klanten. De grote olieklanten willen de status- en terugmeldingen ook elektronisch via EDI ontvangen. Natascha legt uit: “Ons huidige TMS- en WMS-systeem kan alleen maar een standaard .xml-bestandsformaat uitspugen. De klant wil dit juist in een specifiek EDI-formaat ontvangen. Met de Simply Deliver-module kunnen we nu ook statusinformatie terugsturen in elk gewenst formaat. Zo blijft de klant up-to-date en tevreden. Dat scheelt ons weer een hoop mailtjes en belletjes. Met de Automatische Order Invoer module is het uitwisselen van data zoveel efficiënter.”